SharePoint 2010 - Основные задачи в SharePoint Server 2010

Общие сведения о SharePoint Foundation и SharePoint Server

SharePoint Foundation — это технология, лежащая в основе сайтов SharePoint. Она предоставляется бесплатно и в предыдущих версиях называлась Windows SharePoint Services. Сервер SharePoint Server 2010 основан на технологии SharePoint Foundation и предоставляет согласованную и знакомую платформу для работы со списками и библиотеками, администрирования и настройки сайтов. Все функции, доступные в продукте SharePoint Foundation, также доступны в SharePoint Server 2010.

Сервер SharePoint Server 2010 расширяет возможности технологии SharePoint Foundation, предоставляя дополнительные функции и возможности. Например, и SharePoint Server, и SharePoint Foundation содержат шаблоны сайтов, упрощающие совместную работу сотрудников с сайтами, блогами и рабочими областями для собраний группы. Однако SharePoint Server содержит также улучшенные социальные функции, такие как добавление тегов и каналов новостей, которые помогают получать, организовывать сведения, управлять ими и обмениваться с другими сотрудниками. Кроме того, в сервере SharePoint Server расширена технология поиска из SharePoint Foundation, которая в нем включает функции, полезные для сотрудников крупных организаций, такие как возможность поиска бизнес-данных в SAP, Siebel и других бизнес-приложениях.

И SharePoint Foundation, и SharePoint Server эффективно взаимодействуют с другими программами, серверами и технологиями, включая систему Microsoft Office. Например, можно поработать с сайтом, списком или библиотекой в автономном режиме в рабочей области SharePoint, а затем автоматически синхронизировать изменения после подключения к сети. Многие задачи SharePoint можно выполнять в знакомых программах Microsoft Office. Например, можно запустить рабочий процесс или принять в нем участие и утвердить отчет о расходах прямо в Microsoft Word.

К началу страницы

К началу страницы

Возможности SharePoint Server

Возможности SharePoint Server 2010 можно сгруппировать в шесть категорий. В данной статье кратко описана каждая из этих категорий, а затем приведены ссылки на соответствующие статьи с дополнительными сведениями.

Совместная работа и социальные компоненты

SharePoint Server 2010 расширяет функции совместной работы SharePoint Foundation, позволяя редактировать документы непосредственно в веб-браузере или в знакомых программах, таких как Microsoft Word, и помогая пользователям связывать ресурсы с помощью тегов и рейтингов, а также быстрее находить ответы с помощью новостных каналов и функции поиска людей.

Одним из главных мест, где можно использовать эти возможности, является ресурс "Мой сайт". Это ваш собственный сайт SharePoint, где можно обмениваться документами, ссылками и сведениями о себе в интернет-профиле. Здесь также можно вести блог об интересующих вас темах или искать информацию, необходимую для вашей работы.

На своем сайте пользователь сам решает, какой контент будет общедоступным, а какой останется закрытым. Затем можно пометить тегами ссылки на контент и найти контент, который другие пользователи пометили тегами или опубликовали в своих новостных каналах. Дополнительные сведения об управлении контентом на сайте "Мой сайт" см. в разделе Управление контентом, опубликованным через "Мой сайт"» и профиль.

Сервер SharePoint Server 2010 также позволяет работать из любого места благодаря доступности средств рабочей области SharePoint как в интерактивном, так и в автономном режиме, что позволяет пользователям сотрудничать даже в дороге.

Управление корпоративным информационным содержимым

Решение для управления корпоративным информационным содержимым (ECM) от корпорации Майкрософт помогает организациям избежать проблем, связанных с большими объемами неупорядоченных данных. Сервер SharePoint Server 2010 является центральным элементом ECM-решения Майкрософт, которое расширяет управление контентом на всех сотрудников в организации за счет интеграции с привычными средствами, такими как система Microsoft Office. ECM-решение Майкрософт предоставляет возможности управления полным жизненным циклом контента — от создания до редактирования и совместной работы вплоть до истечения срока действия — на единой платформе.

Сервер SharePoint Server 2010 помогает организациям управлять полным жизненным циклом контента, предоставляя возможности, которые позволяют достигать указанных ниже целей.

• Управление разнообразным контентом   . Возможности управления документами в SharePoint Server 2010 помогают организациям объединить разнообразный контент из нескольких источников в один репозиторий с централизованным управлением и согласованной классификацией. Новая функция наборов документов позволяет получать результаты работы, охватывающие несколько документов, и управлять ими. Интегрированные средства поиска помогают пользователям находить и использовать эти данные, а также обмениваться ими. Возможности управления метаданными, такие как новая функция банка терминов, могут помочь организациям централизованно управлять метаданными нескольких сайтов. Метаданные — это сведения о данных, которые используются для упрощения определения, структурирования, обнаружения данных и управления ими. Новые средства поддержки навигации на основе метаданных и возможность встраивания полей с метаданными в документы улучшают поиск и обнаружение информации. Контент также можно защитить от несанкционированного доступа. Средства совместной работы, такие как рабочий процесс, помогают пользователям эффективнее создавать, проверять и утверждать документы вместе с коллегами на основе структурированного подхода.
• Соответствие юридическим требованиям   . Возможности управления записями в SharePoint Server 2010 позволяют организациям хранить и защищать бизнес-записи либо прямо на месте, либо в заблокированном центральном репозитории. Организации могут применять к записям политики истечения срока действия, чтобы они хранились в течение определенного периода времени в соответствии с действующим законодательством или корпоративной бизнес-политикой. Аудиторский учет позволяет предоставить внутренним и внешним аудиторам доказательство того, что записи были сохранены должным образом. При проведении юридического расследования к определенным записям можно применить блокировку, чтобы исключить их уничтожение.
• Эффективное управление несколькими веб-сайтами   . Возможности управления веб-контентом в SharePoint Server 2010 позволяют публиковать веб-контент с помощью простого в использовании средства редактирования контента и встроенного процесса утверждения. Пользователи могут своевременно отправлять контент (включая изображения, аудио- и видеозаписи) на веб-сайты без помощи со стороны ИТ-специалистов. В число новых мультимедийных компонентов и возможностей входят новая библиотека активов с широким набором представлений и палитр, поддержка видео в качестве типа контента SharePoint, инфраструктура потокового видео, а также проигрыватель Silverlight с возможностью смены обложек. Шаблоны в виде главных страниц и макетов страниц позволяют организациям применять к страницам согласованный фирменный стиль. Встроенные функции веб-аналитики обеспечивают поддержку аналитических отчетов по трафику, функциям поиска и складу. В SharePoint Server 2010 также доступна единая инфраструктура развертывания и управления для веб-сайтов в интрасети, экстрасети и Интернете, а также для многоязычных сайтов.

Поиск по предприятию

В SharePoint Server 2010 реализован мощный механизм поиска, который дополняет другие офисные функции, такие как управление корпоративным информационным содержимым и совместная работа, чтобы пользователи могли быстрее находить ответы на вопросы и эффективнее использовать свои знания и опыт.

При поиске учитывается личный контекст пользователя и предоставляется возможность сузить область поиска с помощью интерактивных средств навигации. Сервер SharePoint Server расширяет возможности поиска в нескольких источниках и типах контента, позволяя подключаться ко всем данным в предприятии (это включает корпоративные приложения, такие как SAP и Siebel, и пользовательские базы данных), и предоставляет эти данные пользователям, которые в них нуждаются.

Бизнес-аналитика

Бизнес-аналитика — это набор методологий, технологий и процессов, которые извлекают данные из систем организации и предоставляют их в интерактивной форме пользователям, которым они больше всего нужны, чтобы эти люди могли принимать обоснованные решения. Как ключевой элемент платформы бизнес-аналитики от корпорации Майкрософт, сервер SharePoint Server 2010 позволяет предоставить возможности бизнес-аналитики всем сотрудникам организации, чтобы каждый из них мог получить доступ к данным, нужным для принятия правильных решений.

В организации данные чаще всего хранятся в различных форматах, например как базы данных, сообщения электронной почты и файлы электронных таблиц. Сервер SharePoint Server 2010 позволяет извлекать данные из различных источников и представлять их таким образом, чтобы было проще анализировать их и принимать на их основе решения.

Службы Excel позволяют лицам, принимающим решения, публиковать книги Excel на сайте SharePoint, обмениваться и управлять ими. Другие пользователи в организации могут затем изменять значения ячеек, формулы и форматирование непосредственно в браузере по мере анализа данных.

Службы PerformancePoint в SharePoint Server 2010 помогают получить более ясное представление о ключевых целях и показателях работы организации, а также увеличить глубину их анализа. Сотрудники организации могут создавать и использовать интерактивные информационные панели с системами показателей, отчетами и фильтрами для выявления важных тенденций. Можно также добавлять расширенные диаграммы на сайты SharePoint и подключать эти диаграммы к данным из различных источников, таких как списки SharePoint, внешние списки данных, службы подключения к бизнес-данным, службы Excel или другие веб-части.

Порталы

С помощью сервера SharePoint Server 2010 организации могут создавать и поддерживать порталы для всех аспектов своей деятельности (корпоративные порталы в интрасети, корпоративные веб-сайты и порталы подразделений). Корпоративные порталы в интрасети и порталы подразделений могут связывать отдельные сайты в масштабах всей организации и консолидировать доступ к имеющимся бизнес-приложениям. Группы и отдельные сотрудники организации могут использовать сайт портала для доступа к аналитическим данным и бизнес-приложениям, необходимым им для работы.

Отдельные сотрудники организации, которые используют сайт портала, могут воспользоваться преимуществами сайтов "Мой сайт". "Мой сайт" — это личный сайт для централизованного хранения документов, контента, ссылок и контактов, а также для управления ими. "Мой сайт" позволяет другим пользователям в организации получить доступ к сведениям о навыках и интересах владельца сайта. "Мой сайт" включает социальные компоненты, описанные выше.

SharePoint Server 2010 также содержит функции, с помощью которых можно настроить портал в соответствии с предпочтениями конкретных пользователей, например подобрав контент для определенных целевых групп. Организация может дополнительно настроить портал с использованием программ для веб-дизайна, совместимых с SharePoint, например SharePoint Server  2010.

Бизнес-процесс и формы

SharePoint Server 2010 предоставляет много функций, которые могут помочь интегрировать и оптимизировать бизнес-процессы. Рабочие процессы могут сократить затраты на координацию типичных бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или рецензирование документов, за счет администрирования и отслеживания выполняемых пользователями задач, относящихся к этим процессам. В SharePoint Server 2010 есть несколько готовых рабочих процессов, которые можно использовать как есть или настроить в соответствии с конкретными требованиями. С помощью приложения SharePoint Designer можно также создавать пользовательские рабочие процессы, поддерживающие уникальные бизнес-процессы организации.

Можно также создавать формы для браузера и собирать данные из организаций, которые не используют Microsoft InfoPath 2010.

К началу страницы

К началу страницы

Части сайта SharePoint

Сайт — это группа взаимосвязанных веб-страниц, где сотрудники организации могут работать над проектами, проводить собрания и обмениваться данными. Например, рабочая группа может использовать собственный сайт для хранения расписаний, файлов и списков. Сайт группы может быть частью большого портала организации, где ее различные подразделения, например отдел кадров, публикуют сведения и ресурсы для других подразделений организации.

Все сайты SharePoint имеют общие элементы, о которых нужно знать: это списки, библиотеки, веб-части и представления.

Списки   . Список — это компонент веб-сайта, в котором участники организации могут хранить и совместно использовать данные, а также управлять ими. Например, можно создать список задач для отслеживания рабочих заданий или событий группы в календаре. С помощью списков можно также проводить опросы и размещать обсуждения на доске обсуждений.

Библиотеки   . Библиотека — это список особого типа, в котором хранятся файлы и сведения о них. В библиотеках можно управлять созданием и отображением файлов, отслеживать их и контролировать доступ к ним.

Представления   . Представления позволяют просматривать в списке или библиотеке элементы, которые наиболее важны или лучше всего подходят для определенной цели. Например, можно создать представление всех элементов в списке, относящихся к определенному отделу, или выделить определенные документы в библиотеке. Можно создать несколько представлений списка или библиотеки, чтобы пользователи могли выбирать из них наиболее подходящее. Можно также использовать веб-часть для отображения представления списка или библиотеки на отдельной странице сайта.

Веб-части   . Веб-часть — это модульная единица данных, которая является базовым элементом большинства страниц на сайте. Если у пользователя есть разрешение на изменение страниц сайта, он может использовать веб-части для настройки отображения фотографий и диаграмм, частей других веб-страниц, списков документов, настраиваемых представлений бизнес-данных и не только.

К началу страницы

К началу страницы

Особенности сайта, влияющие на работу с ним

Особенности установки и настройки SharePoint влияют на отображение контента сайта и доступные на нем параметры.

Разрешения   . Уровень разрешений "Полный доступ" (назначается по умолчанию) предоставляет полный набор возможностей управления сайтом. Уровень разрешений "Участие" или "Чтение" предоставляет более ограниченные возможности доступа к сайту и работы с ним. Многие параметры, описанные в этой статье, недоступны для пользователей с уровнем разрешения "Читатель", который позволяет просматривать контент, но не изменять его. Поскольку разрешения являются гибкими и настраиваемыми, каждая организация может использовать собственные уникальные параметры.

Настройка   . Организация может настроить разрешения и фирменный стиль своего сайта, или даже настроить навигацию по сайту и переместить элементы управления, например меню Действия сайта, в другое место на странице. Кроме того, организация может отказаться от использования функций ленты, представленной в SharePoint 2010.

Версия SharePoint   . В данной статье приведены рекомендации по началу работы с продуктом SharePoint Server 2010. Если в организации используется SharePoint Foundation 2010, см. раздел Начало работы с SharePoint Foundation 2010. Если используется предыдущая версия SharePoint, см. справку для этой версии.

К началу страницы

К началу страницы

Добавление контента на сайт

Добавлять элементы в списки и файлы в библиотеки можно с помощью браузера. Кнопки, используемые для выполнения наиболее частых действий, находятся на ленте, которая доступна в верхней части большинства страниц сайта.

Кнопки на ленте могут быть неактивными (серого цвета) по одной из указанных ниже причин.

• Действие неприменимо или зависит от какого-либо другого действия. Например, чтобы документ можно было извлечь, для него нужно установить флажок.

• Недостаточно разрешений для выполнения задачи.

• Функция не включена для сайта. Например, рабочие процессы могут быть отключены на сайте.

Сохранять файлы в библиотеке также можно из других клиентских программ, совместимых с SharePoint Server. Например, в библиотеке на сайте SharePoint можно сохранить документ Microsoft Word во время работы в этом приложении.

Чтобы можно было добавить элемент в список или файл в библиотеку, необходимо разрешение на внесение изменений в список или библиотеку. Для получения дополнительных сведений об использовании разрешений в организации и их уровнях обратитесь к владельцу сайта или администратору.

После добавления пользователем элемента или файла другие пользователи, имеющие разрешение на чтение списка, могут просмотреть этот элемент или файл (если он не требует утверждения). Если элемент или файл требует утверждения, то он сохраняется в списке или библиотеке в состоянии ожидания до тех пор, пока пользователь, имеющий на это разрешение, не утвердит его. Если во время добавления файла пользователь просматривает список или библиотеку, ему может потребоваться обновить содержимое окна браузера, чтобы отобразились новые данные.

Списки и библиотеки могут также использовать средства электронной почты, если на сайте включена поддержка входящей или исходящей электронной почты. Некоторые списки, например календари, извещения, блоги и доски обсуждений, можно настроить таким образом, чтобы пользователи могли добавлять к ним содержимое, отправляя его по электронной почте. Другие списки, например списки отслеживания задач и вопросов, можно настроить для отправки электронной почты пользователям, когда им назначаются элементы.

Кроме добавления контента в существующие списки и библиотеки при наличии соответствующего разрешения можно создавать новые списки и библиотеки. Для упрощения создания списков и библиотек предлагаются шаблоны. В зависимости от уровня разрешений пользователь может также создавать и настраивать новые страницы и сайты.

Списки

Хотя существуют различные типы списков, процедуры добавления элементов в списки похожи, поэтому нет необходимости изучать дополнительные способы работы с различными типами списков. Элемент списка содержит текст в виде нескольких столбцов, но в некоторых списках к элементам можно добавлять вложения.

Добавление элемента в список

1. В списке, в который нужно добавить элемент, откройте вкладку Элементы на ленте (вкладка События в случае календаря).

2. Выберите команду Создать элемент (Новое событие для календаря).

 Совет.   Чтобы быстро добавить событие в календарь, можно также выбрать дату в календаре и нажать кнопку Добавить .

3. Заполните обязательные и при желании необязательные поля.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

Изменение или удаление элемента списка

1. Выделите элемент и установите флажок справа от него.

 Совет.   Установив несколько флажков, можно выполнить действие над несколькими элементами.

2. На вкладке Элементы на ленте нажмите кнопку Изменить элемент или Удалить элемент.

На сайтах многих типов имеются заранее подготовленные списки по умолчанию, например доска обсуждений и календарный список. При наличии разрешения можно также создавать списки на основе нескольких имеющихся шаблонов, в которых уже заданы структура и параметры списка, что существенно упрощает задачу.

Создание списка

1. Чтобы создать список, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Дополнительные варианты создания.

 Примечание.   Если меню Действия сайта не отображается, возможно, у вас нет разрешения на создание списка.

2. На странице создания страницы выберите тип списка, который нужно создать, например Ссылки.

3. Укажите имя списка в поле Имя, заполните другие поля и нажмите кнопку Создать.

Библиотеки

Библиотека — это место на сайте, где сотрудники могут создавать, собирать и обновлять файлы, а также выполнять с ними другие действия. В каждой библиотеке отображаются список файлов и важные сведения о них, помогающие сотрудникам совместно работать над этими файлами.

Добавить файл в библиотеку можно, загрузив его из браузера. После добавления файла в библиотеку другие пользователи с соответствующим разрешением могут просмотреть его. Если во время добавления файла пользователь просматривает данный список или библиотеку, ему может потребоваться обновить содержимое окна браузера, чтобы отобразились новые данные.

Если используется программа, совместимая с SharePoint Server, во время работы с библиотекой можно создать файл на основе шаблона. Кроме того, файл можно сохранить в библиотеке из другой программы, например из SharePoint Workspace или Microsoft Word.

Добавление файла в библиотеку

1. В библиотеке, в которую нужно добавить файл, откройте вкладку Документы на ленте.

2. Нажмите кнопку Отправить документ.

3. Перейдите к документу и нажмите кнопку ОК.

 Совет.   Если используется программа, совместимая с сервером SharePoint Server 2010, например Microsoft Word 2010, документы можно просто перетащить из проводника Windows в диалоговое окно Отправить документ.

Изменение или удаление файла в библиотеке

1. Выделите файл и установите флажок справа от него.
2. На вкладке Документы на ленте нажмите кнопку Изменить документ или Удалить документ.

При создании сайтов многих типов по умолчанию создается библиотека Общие документы, в которой можно хранить файлы разных типов. При наличии разрешения на управление списками можно создать дополнительные библиотеки, например библиотеку рисунков для хранения изображений.

Создание библиотеки документов

1. Чтобы создать библиотеку документов, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Новая библиотека документов.

 Примечание.   Если меню Действия сайта не отображается, возможно, у вас нет разрешения на создание библиотеки.

2. Укажите имя библиотеки в поле Имя, заполните другие поля и нажмите кнопку Создать.

 Примечание.   Чтобы просмотреть другие доступные типы библиотек, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Дополнительные варианты создания. Выберите вариант библиотеки, чтобы просмотреть его описание.

Создание библиотеки другого типа

1. Чтобы создать библиотеку, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Дополнительные параметры.

 Примечание.   Если меню Действия сайта не отображается, возможно, у вас нет разрешения на создание библиотеки.

2. Выберите вариант библиотеки, чтобы просмотреть его описание.
3. Укажите имя библиотеки в поле Имя, заполните другие поля и нажмите кнопку Создать.

 Примечание.    Чтобы задать те или иные параметры, например включить отображение библиотеки на панели быстрого запуска, нажмите кнопку Дополнительные параметры перед нажатием кнопки Создать.

Сайты и страницы

Сайт может быть предназначен для решения общих задач, например для хранения расписания, инструкций, файлов и других сведений, часто запрашиваемых участниками группы, или иметь более специализированное назначение, например отслеживание собрания или размещение блога, в котором сотрудники организации могут публиковать свои новости и идеи.

Чтобы разделить контент сайта на отдельные управляемые сайты, организация может использовать страницы, дочерние сайты(Дочерний веб-сайт. Полномасштабный веб-сайт, сохраненный на веб-сайте верхнего уровня во вложенной папке, имеющей соответствующее имя. У каждого дочернего сайта могут быть разрешения на администрирование, добавление содержимого и просмотр, независимые от веб-сайта верхнего уровня и других дочерних сайтов.) и сайты верхнего уровня(Сайт верхнего уровня. Веб-сайт на верхнем уровне иерархии в семействе сайтов, из которого можно управлять функциями семейства сайтов. Сайт верхнего уровня может иметь несколько дочерних сайтов.). Например, у каждого отдела в организации может быть собственный сайт, являющийся частью более крупного портала.

Контент на сайт можно добавлять с помощью списков и библиотек. При наличии соответствующего разрешения на сайт можно также добавлять страницы. Чтобы оперативно добавлять быстро изменяющийся контент, можно добавить на сайт страницы веб-частей(Страница веб-частей. Веб-страница особого типа, содержащая одну или несколько веб-частей. Страница веб-частей объединяет данные, например списки и диаграммы, а также содержимое веб-страницы, например текст и рисунки, в динамический информационный портал, созданный для общей задачи.), которые позволяют использовать веб-части.

При создании сайтов можно использовать имеющиеся шаблоны разных типов, которые существенно облегчает создание сайта. Возможность создавать сайты и дочерние сайты зависит от того, как в организации настроены сайты и разрешения на их создание. Для получения дополнительных сведений о разрешениях на доступ к сайтам в организации обратитесь к владельцу сайта или администратору.

Создание сайта

1. Чтобы создать веб-сайт, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Новый сайт.

 Примечание.   Если меню Действия сайта не отображается, возможно, у вас нет разрешения на создание сайта.

2. Введите для сайта Заголовок и URL-имя.

3. В группе Выбор шаблона выберите шаблон для сайта.

4. Выберите другие необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.

Создание страницы

 Примечание.   Этапы создания страницы могут различаться в зависимости от типа сайта, а также от того, включена ли функция публикации и необходимо ли подтверждение для публикации страниц.

1. Чтобы создать страницу, откройте меню Действия сайта и выберите пункт Новая страница.

 Примечание.   Если меню Действия сайта не отображается, возможно, у вас нет разрешения на создание страницы.

2. Введите имя страницы и нажмите кнопку "Создать".
3. На созданной странице выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
• Чтобы добавить текст, введите или скопируйте его в текстовое поле.
• Чтобы отформатировать текст, откройте вкладку Формат текста на ленте и нажмите кнопку.
• Чтобы вставить веб-часть или существующий список, откройте вкладку Вставить, нажмите соответствующую кнопку, выберите нужную веб-часть или список и нажмите кнопку Добавить.
• Чтобы вставить новый список, откройте вкладку Вставить, введите заголовок для списка, выберите тип списка и нажмите кнопку ОК.

4. По завершении редактирования страницы нажмите кнопку Сохранить на ленте.

Редактирование страницы

1. Чтобы отредактировать страницу, нажмите кнопку Изменить на ленте.

 Примечание.   Если кнопка Изменить не отображается, возможно, у вас нет разрешения на редактирование страницы.

2. Выполните одно или несколько действий, указанных ниже.
• Чтобы добавить текст, введите или скопируйте его в текстовое поле.
• Чтобы отформатировать текст, откройте вкладку Формат текста на ленте и нажмите кнопку.
• Чтобы вставить веб-часть или существующий список, откройте вкладку Вставить, нажмите соответствующую кнопку, выберите нужную веб-часть или список и нажмите кнопку Добавить.
• Чтобы вставить новый список, откройте вкладку Вставить, введите заголовок для списка, выберите тип списка и нажмите кнопку ОК.

3. По завершении редактирования страницы нажмите кнопку Сохранить на ленте.

К началу страницы

К началу страницы

Управление контентом сайта и работа с ним

Существует несколько способов расширения содержимого списков, библиотек и сайтов и управления ими, которые позволяют повысить эффективность труда рабочей группы. Одни функции ускоряют поиск и обработку данных, другие — помогают управлять доступом к ним.

Перемещение по контенту

Элементы навигации помогают просматривать нужный контент. Можно настроить два из них: верхнюю панель ссылок и панель быстрого запуска.

С помощью страниц параметров для каждого списка или библиотеки можно выбрать списки и библиотеки, которые будут отображаться на панели быстрого запуска. Можно также изменить порядок ссылок, добавить или удалить ссылки либо разделы, в которые организованы ссылки. Например, если в разделе Список содержится слишком много списков, можно добавить новый раздел Списки задач и поместить в него ссылки на списки задач. Все эти изменения можно выполнить для панели быстрого запуска непосредственно в браузере, совместимом с SharePoint Server 2010. Можно даже добавить ссылки на страницы, находящиеся за пределами сайта.

Верхняя панель ссылок позволяет перейти на другие сайты в семействе сайтов с помощью вкладок в верхней части каждой страницы сайта. При создании сайта можно включить его в верхнюю панель ссылок родительского сайта; кроме того, можно использовать с ним верхнюю панель ссылок родительского сайта.

Если на сайте используется уникальная верхняя панель ссылок, можно настроить ссылки, отображаемые на ней. Все сайты, созданные в пределах родительского сайта, также можно отобразить на верхней панели ссылок, если они наследуют верхнюю панель ссылок родительского сайта. Можно также отобразить на панели ссылки на другие сайты за пределами семейства сайтов.

Управление доступом к контенту

Владелец сайта или администратор может предоставлять разрешения различного уровня пользователям и группам SharePoint, содержащим пользователей. Разрешения могут применяться к сайту, к спискам и библиотекам на сайте и к элементам этих списков и библиотек.

Различным объектам, таким как сайт, список, библиотека, папка в списке или библиотеке, элемент списка или документ, можно назначать разрешения разных уровней.

Организация списков и библиотек

Способ организации списков и библиотек зависит от требований группы, а также от того, как пользователь предпочитает хранить и искать данные. Планирование может помочь пользователю выбрать структуру, оптимальную для организации.

Данные в списках и библиотеках хранятся в столбцах, таких как "Название", "Фамилия" или "Компания". С помощью столбцов можно сортировать и фильтровать элементы как в электронной таблице — щелчком заголовка столбца в списке или библиотеке. Кроме того, можно использовать представления для отображения наиболее важных элементов списка или библиотеки.

Изменение представления списка или библиотеки

1. В списке или библиотеке, для которых нужно изменить представление, откройте вкладку Список или Библиотека на ленте.

2. В группе Управление представлениями в поле Текущий вид щелкните стрелку справа от списка представлений и выберите из них нужное.

Если необходимо хранить дополнительные сведения об элементах списка или файлах в библиотеке, можно добавить столбцы для упрощения сортировки, группировки и создания нескольких представлений списка. Например, можно отсортировать список по дате или сгруппировать его элементы по названию отдела.

Тип создаваемого столбца можно выбрать из нескольких вариантов, включающих однострочный текст, раскрывающийся список параметров, число, вычисляемое по другим столбцам, или даже имя и фотографию пользователя сайта.

Создание столбца

1. В списке или библиотеке, куда нужно добавить файл, откройте вкладку Список или Библиотека на ленте.

2. Нажмите кнопку Создать столбец.

3. Введите имя и выберите тип столбца.

4. Выберите другие дополнительные параметры и нажмите кнопку ОК.

Кроме того, столбцы в списке или библиотеке можно использовать для создания представлений, отбирающих только те сведения, которые наиболее важны для сотрудников конкретного подразделения, например задачи с наивысшим приоритетом или элементы, назначенные каждому участнику. Дополнительные сведения о создании и изменении представлений см. в разделе Создание, изменение и удаление представления.

Некоторые функции списков могут помочь рабочей группе создавать элементы в нескольких списках или библиотеках и управлять ими. Например, можно создать столбец, предоставляющий сведения об элементах списка, а затем предоставить общий доступ к нему через другие списки. Если необходимо предоставить доступ к файлу из нескольких библиотек, его можно легко скопировать в другие библиотеки на сайте. При изменении файла будет предложено обновить его копии.

Дополнительные сведения об управлении большими списками и библиотеками см. в разделе Управление списками и библиотеками со множеством элементов.

Использование специальных возможностей

Сайты разработаны таким образом, что полный доступ к спискам, библиотекам и другим компонентам возможен с помощью одной лишь клавиатуры. Режим специальных возможностей облегчает работу с меню и различными элементами управления для пользователей с физическими недостатками. С помощью команды Пропустить до основного контента пользователи, работающие только с клавиатурой, могут пропустить повторяющиеся ссылки навигации и перейти к основному контенту страницы.

Разметка заголовков подчеркивает структуру документа и улучшает навигацию для пользователей, использующих программы чтения с экрана. При загрузке рисунков на сайт можно указывать измененный замещающий текст. Например, можно назначить собственный замещающий текст для рисунка, который отображается на главной странице в веб-части изображения сайта, или для рисунка, добавленного в библиотеку рисунков. Чтобы настроить сайт для людей со слабым зрением, можно использовать параметры высокой контрастности в системе Windows.

Дополнительные сведения о просмотре сайтов и использовании режима специальных возможностей см. в статье Специальные возможности.

Отслеживание версий

Для списка и библиотеки можно включить режим отслеживания версий, позволяющий восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой будет допущена ошибка, а также просмотреть журнал изменений. При включенном режиме отслеживания версий все изменения элементов, файлов и их свойств сохраняются. Это позволяет лучше управлять контентом по мере его изменения, а также восстанавливать предыдущую версию, если будет допущена ошибка в текущей. Отслеживание версий в особенности полезно, когда над проектом совместно работают несколько участников или когда данные проходят несколько этапов обработки и рецензирования.

 Выделяется основная версия, опубликованная на текущий момент; номер версии — целое число.

 Версия создается при изменении свойств или метаданных.

 Первая версия файла — 0.1.

Управление версиями доступно для элементов списков всех типов по умолчанию, включая календари, списки отслеживания вопросов и пользовательские списки, а также для всех типов файлов, которые могут храниться в библиотеках, в том числе для страниц веб-частей.

Совместное редактирование документов

Два или больше пользователей могут редактировать документ Word или презентацию PowerPoint одновременно. Эта новая функция позволяет читать и записывать части файла, хранящегося в SharePoint. Например, она позволяет работать над одним абзацем в документе Word, в то время как другой сотрудник работает над другим абзацем в том же документе.

Получение уведомлений об изменениях

Технология RSS предоставляет удобный способ распространения и получения сведений в стандартном формате, в том числе обновлений списков и библиотек. Стандартный формат файлов XML позволяет просматривать данные с помощью различных программ. На списки и библиотеки можно также подписаться с помощью оповещений, которые будут уведомлять об изменениях контента.

С помощью RSS-каналов рабочая группа может настраивать контент для участников группы, подписавшихся на эти RSS-каналы, и предоставлять ссылки на их веб-сайты. RSS-каналы предоставляют удобный способ отслеживания работы группы и обновлений проекта. При этом пользователю не нужно просматривать несколько веб-сайтов рабочей группы — последние новости и обновления с этих сайтов поступают к нему автоматически.

Управление рабочими процессами

Рабочие процессы помогают пользователям совместно работать над документами и управлять задачами проекта путем реализации специальных бизнес-процессов для документов и элементов на сайте. Они помогают обеспечить постоянство бизнес-процессов, а также повысить организационную эффективность и производительность за счет управления задачами и этапами, относящимися к определенным бизнес-процессам. Это позволяет сотрудникам, выполняющим данные задачи, сконцентрироваться на работе и не отвлекаться на управление рабочим процессом.

С помощью рабочих процессов можно оптимизировать материальные и временные затраты на координацию типичных бизнес-процессов, таких как утверждение проектов и рецензирование документов. Для этого используется управление и отслеживание задач, связанных с этими процессами. Например, в организации можно использовать предварительно настроенный рабочий процесс утверждения или создать и развернуть рабочий процесс управления другим бизнес-процессом.

Работа с разными типами контента

Список или библиотека могут поддерживать несколько типов контента. Типы контента позволяют организациям более эффективно управлять большими объемами контента, организовывать и обрабатывать крупные объемы данных. Если список или библиотека настроены для работы с контентом разных типов, типы контента можно добавлять из списка доступных вариантов, часто используемых в организации. Примерами могут служить типы Маркетинговые презентации или Контракты.

Добавление типа контента в список или библиотеку означает, что список или библиотека могут содержать элементы данного типа. С помощью кнопки Создать элемент можно создать новый элемент этого типа.

Одним из главных преимуществ типов контента для списков и библиотек является то, что они позволяют хранить в одном списке или библиотеке элементы или документы разных типов, каждый из которых может иметь уникальные метаданные, политики и формы поведения. Дополнительные сведения о работе с типами контента см. в статье Общие сведения о типах контента и их публикации.

Источник <http://office.microsoft.com/ru-ru/sharepoint-server-help/HA101839175.aspx?CTT=1>